仕事で多くのメールを返信していて、時間に忙殺されてしまう人もいるかと思います。
しかし、次々くるメールを処理しないで営業に行ってしまったり休んでしまったらどうなってしまうのでしょうか？
この際、メールが溜まるという事象は無視するとしても、どのくらいの期間で返信すればいいのでしょう。
返信が遅くなってしまうと機会損失になってしまうかもしれません。
今回は、そんなメールの基本ビジネスマナーにおける返信の期間について話をしていきたいと思います。
本記事が参考になれば幸いです。
基本的にメールはお客さんを優先して即返信が基本！
いまや、ビジネスの世界では当たり前になった『メール』という存在。
手軽に文書によるやり取りができて、もはやなくてはならない存在としてCCやBCCなど使いこなしつつ、社内や客先や仕入先などとやり取りをしているのではないかと思います。
いまや誰もが当たり前のように使っているメールというシステムですが、新社会人などは携帯電話のメールこそ使いこなせても、会社でのメールは最初どんな感じに書けばいいのかわからない、という人も多いのではないでしょうか？ビジネスマナーとしてど[…]
入社して以降、順調に仕事に慣れてくると名前も浸透してメールがくることも多くなり、返信をしなければならないことが増えるのは当然です。
特に営業マンは、受注から仕入れ、納期や契約書などの段取りを全て自分で整えなければなりません。
ゆえに意外とメールとはいえ、バカにならないものでまともに返信を何件もしているとあっという間に一日が終わってしまうこともあるでしょう。
ですが、メールだけをやっているわけにもいかなければ、有給を使って休みたくなる日もあるのではないでしょうか。
そこでふと思うのが、
「メールの返信後回しでいいかな？」
「どれくらいなら遅れても平気だろうか？」
といった、ちょっとだけならいいか、とか遅れても大丈夫だろうかという疑問です。
膨大な量のメールが届くようになると、面倒な気持ちやメールの返信をする優先順位をつけるのが大変になってきますよね。
結論からいえば、
社内のメールは後回しで、客先のメールを最優先！！
となります。
というのも、質問があるということは自社販売製品に興味を持ってもらっているということです。
興味があるということは、購入の可能性が高く結果的に自身の成績へと繋がっていくことになります。
しかし、人間というのは思い立った時が一番熱量があり、情動的に動きやすいものです。時間が経てばたつほどその熱量は下がっていきますので、客先からのメールは基本的に最優先で返信をするようにしましょう。
社内メールはあくまで身内同士のメールですので、後回しでも構いません。
どのくらいの期間で返信すればいいの？
それでは一体、どれくらいの期間でメールの返信をすればいいのでしょうか？
基本的に、客先相手であれば先にお伝えしたように熱量が下がるということもあり、早ければ早いほどいいのですが、
理想は当日中。遅くても翌日中。
といったところでしょうか？
仮に何か見積依頼をしたとして、相手側にすぐ返すことができれば相手もすぐに処理もできますし、そのまま金額の印象から発注に繋がるということは結構多いのです。
が、それが遅くなると相手もなかなか処理できない依頼が残ったままで、かつ話が別の会社の製品に置き換わってしまう恐れがでてきます。
そしてなかなか返信がこないことによる、相手側のフラストレーションも「遅いっ！」と当然ながら溜まっていくでしょう。
それが大体、一日くらいですね。まあ、一日でも遅く感じる人は多いですがそれくらいは待ってもらえる許容範囲といったところでしょうか。
しかし、なかなか返信ができないという状態はあるかと思いますし、確認が遅くなって問い合わせの返信がなかなかできないこともありかと思います。
そういった場合は、
「ご依頼ありがとうございました。確認をして改めてご連絡を差し上げます」
と一文だけでまず返信をいれておくと、相手側の留飲も下がります。
一番相手のストレスが溜まるのは何も返信がないことですので、自分だったらどう感じるかを考えて短文メールだけでも入れておいた方が無難なのは間違いありません。
特に素早い返信が必要なのは経営者相手とクレーム
世の中には、大小数多くの会社が存在しています。
中には経営者みずからが電話応対から依頼までをこなして会社を動かしているというところも少なくはありません。
特に営業マンであれば数多くの中小企業の社長と対面し、話をする機会が多くなると思います。
さてしかし、経営者というのは案外せっかちで、思い付きで動くものなのです。
そりゃあ、そうですよね。自分で会社を動かしてとにかく即行動で色んなことをやってみようという鋭意的な社長であれば、おかしな話ではありません。
だから、こういう人を相手に遅いと思われるような行動をとると、競合他社に話をもっていってしまったり、最悪のパターンではそれだけで契約が打ち切られるようなこともあるのです。
下手をすれば、機会損失というだけでは済まない致命的なことになってしまうこともありえるのですから、心に留めておくくらいはしておいた方がいいかと思います。
しかし、そんなせっかち社長も優先するべきところなのですが、何より最優先としなければならないのはクレームです。
クレームはいかに素早く対応するかがカギで、仮になんかの装置の部品だった場合はストップして生産ができない状態かもしれませんし、激怒して即交換を所望しているかもしれません。
確かに心情としては、クレームなんて引いたらメンタルが結構やられることではあるのですが、これをおろそかにしてしまうと傷は開く一方になってしまいます。
この場合、メールできたものでも即電話か、即客先に行くなどといった対応も含めてとにかく何らかの行動をしなければなりません。
メールの相手によっても優先度は変わってきますが、このように経営者相手やクレームが入った場合は優先順位を一番あげて対応する必要があるでしょう。
まとめ
さて、メールの返信期間についてご紹介してきました。
雑に数日間も何の返信をしてこないようなダメな営業マンは多いですが、確実に多くの機会損失をしていることかと思われます。
早く返してもらえば、それだけ相手の仕事も早く進むのでそういった意味でも即返信は基本となります。
メールを出した以上、相手も電話よりは緊急性がないとは思われますが、それでも早い返信が必須なのは間違いありません。
なお、社内メールに関してはケースバイケースで対応をするといいでしょう。
本記事が参考になれば幸いです。
