いまや誰もが当たり前のように使っているメールというシステムですが、新社会人などは携帯電話のメールこそ使いこなせても、会社でのメールは最初どんな感じに書けばいいのかわからない、という人も多いのではないでしょうか？
ビジネスマナーとしてどうやってメールを打てばいいのかわからない！そんな人もいるでしょう。
CCやBCCってどう使うの？よくわからない！
そのような人に向けて、ビジネスメールの基本マナーを今回はお伝えできればと思います。
本記事が参考になれば幸いです。
基本的なビジネスメールのマナー
さて、ビジネスメールのマナーといっても実はそこまで仰々しいものではありません。
本当の基本となるのは、相手に失礼のないように丁寧に書くことがある意味、全てといっていいのかもしれません。
本記事でも基本的なものはお伝えしますが、小難しい形式ばったことはお伝えしません。仰々しく文面までマナーとして書き方を教えているところもありますが、残念ながらそこまでしている人は滅多にいません。
むしろ形式ばって読みづらくなっているので、文面は相手に読みやすく簡潔なものであればベストです。
では、ひとつずつ本当に基本的なビジネスメールのマナーをお伝えしていきましょう。
【文書の順序を考える】
ビジネスメールの文書は会社宛なら
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。
社内ならば、
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。
を頭にするのが基本です。これはもう固定として書くようにして問題ありません。
たまに「ご苦労様です」と書く人がいますが、失礼極まりないので絶対にやめましょう。特に目下から目上にはまず使ってはいけない言葉です。
逆に目上から目下を相手でも「何様だよ」とかなりイラッとされる言葉ですので控えた方が無難です。
これを先頭に書いたら、次に基本的には結論になること、重要度の高いこと、緊急度の高いことから書いていくのが基本です。
だらだらと長文で書く人がいますが、結局何がいいたいのかが迷子になってしまうことがあります。なので、伝えたいことを先に伝えてから理由や原因を下に書いていくのがビジネス上の読みやすい文となります。
問題を報告するなら時系列に沿って。何かをPRしたいのであれば、相手が興味を持てるようなことを簡潔に書いた方が効果的です。
・基本は5W1H
伝わりやすい文書の基本は5W1Hです。
- WHEN（いつ）
- WHERE（どこで）
- WHO（誰が）
- WHAT（何を）
- WHY（なぜ・どうして）
- HOW（どのように）
つまり、「年月・場所・人・現象・起こったこと」を入れておくと自然と相手に伝わりやすいものになります。
書き方は先にお伝えしましたように丁寧に書いてあれば失礼にあたることは基本的にないはずですので、少しだけでも5W1Hを意識してみましょう。
【返信は早めに！】
電話ではなくメールだから急がなくていいと何日も放置している人が結構います。確かに期限が切られておらず、電話もなければ後回しにしていい内容のものもあります。
相手の都合に合わせたタイミングで見てもらえればいいというのがメールの長所ではありますが、しかし必ずしも相手もいつ返信がきてもいいと思っているとは限りません。
メールを送った一時間後に返信が遅い！と言ってくるちょっとおかしな人がいたり、一方的な広告メールを送ってくる人もいますが、そういったのは論外としても相手は返信を待っていることがあるのは確かです。
当日には返ってこないと思うのが普通の感覚ですが、翌日に返信がないのはちょっと遅く感じるのがメールです。
ですので、すぐに解答できない内容で返信が遅くなるようであれば一報を入れておくのが相手への気遣いとなり、マナーとなります。
これに関しては、友人同士の個人間でも該当する話ですのでいくらメール無精の人でも早めの返信を心がけたいものですね。
【急いだり大事な要件は電話で！】
さて、電話をしないでメールで要件を伝えるようになった現代人が多くなった昨今ではありますが、急ぎや大事な案件はメールを送った後に電話をしておくといいでしょう。
メールを送った後に自分の仕事は済んだとばかりに相手が見ていることを前提に仕事を進めてしまう人もいますが、危険です。
- 相手が休んでいる
- パソコンが壊れている
- メールが多すぎて見ていない
- サーバの問題などでメールが不達
- 会社のセキュリティーで引っかかり不達
などといった問題があってメールそんものが届いていなかったり、見れていなかったりすることがあります。
ミスをしてはいけない重要なメールこそ、確実性を増す為にも電話を一本入れておくといいでしょう。
特に訃報などの早急に知らせなければならないことがあれば、電話も一緒に入れておいた方が相手への心配りになります。
ちなみに【重要】とか【要返信】といったことを件名に入れている人もいますが、ビジネスメールではやめておきましょう。スパムメール扱いされて迷惑メール送りにされたり、広告だと思って中身を読まずに削除されることがあります。
他、開封確認通知をつけてメールを送る人がいますが、受け手は不快感を感じるのが普通です。これも相手に不快感を与える可能性が高いのでビジネスマナーとしてはよくありません。
見たかどうかを確認するのであれば、電話での確認にしましょう。
【メールを送る前に見直しを！】
メールが書けた！とばかりにすぐに送信ボタンを押すのはちょっと待ってください。
意味のわからない乱文になっていたり、誤字や脱字が多くなっていたりしませんか？一か所程度のちょっとした誤字脱字は仕方ないにしても、その数が増えれば増えるほど気になるものです。
他にも送信先の間違いがないか、相手の宛名が間違っていないかなど全体を一度見直してみましょう。
どれを間違えても相手には失礼な印象を与えてしまいます。
特にビジネスメールの場合は誤字脱字、宛名の間違いなどがあると相手にはだらしない人、しっかりしていない人という印象がもたれてしまいます。
社内ならともかく、客先相手にこれをやってしまうとキッチリしていない人だろうと信頼を損なってしまいますので必ず一度は見直しをするようにしましょう！
CCやBCCって何？
会社のパソコンでメーラーを使っていると「TO」「CC」「BCC」という宛名を入れる項目があるかと思います。
「TO」は通常、相手への宛名を入れる項目ですのでお分かりかと思います。しかし、「CC」と「BCC」がどんなものかわからない！という人は新社会人には多いのではないでしょうか。
確かに、社員研修でもあまりメールについては教えてくれるところは少ないので最初は知らないという人は多いようです。
しかし便利な機能ですので、使いこなして使い分けていきましょう。
【CCとは？】
CCというのはカーボン・コピー（Carbon Copy)の略で、情報を共有しておきたい人をこのCCという宛名に入れます。
本文に「CC：〇〇様」と入れておくと、誰がこのメールを確認しているのか分かりやすいので書いておくと丁寧です。ちなみに、CCで受診した人は必ずしも返信の必要はありません。
足りない情報やどうしても口をはさみたい時などがある場合は、「CCから失礼します」と添えてメールしましょう。
CCの宛先ですが、情報共有の相手ですのでチームメンバーや上司、アシスタント、協力してくれる同僚などです。
送り主が突発的な休みなどになったとき、何も動けないのでは困りますよね。そういった時に入れておくと代わりに作業を進めて貰えたり、対応などができるようになったりするので、入れておくと便利です。
【BCCとは？】
BCCというのはブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略で、受信者に知られたくないけど情報を共有しておきたい相手にこのBCCという宛名を入れます。
このBCCに入れると、受信者には誰に本メールを送信したのかは表示されなくなります。
なので、利用の仕方としてはかなり限定的なものになります。
大抵は、念の為に上司などにメールを見て貰っておきたいときでしょう。あるいは、情報を共有したいけど自分が不在の時に相手から連絡を入れて欲しくない人に入れるなどが考えられますね。
相手はどうしても早急に解決をしたいのでCCに入っている人に連絡をする場合があります。それが嫌ならBCCという扱いでいいかと思います。
まとめ
さて、メールのマナーについてご紹介してきました。
メールのマナーといっても、駄文をだらだらと書かないようにして簡潔にかつ丁寧に書けば基本的には間違いはないでしょう。
あまりありませんが、会社によってはルールもありますのでそれは順守しなければいけません。
失礼にさえあたらなければいいので、ちゃんと文面は見直すようにしましょう。
本記事が参考になれば幸いです。
