受注残（じゅちゅうざん）というものを出して使っていますでしょうか？営業にとっては、とても大事なもので発行されていないのであれば早急に実施することをお奨めします。
もし自分で出せないのなら、アシスタントに頼んでも作成するべきです。
なぜそれほどこの受注残が大事なのか、それを今回はご説明していこうと思います。
本記事が参考になれば幸いです。
営業なら納期の管理は重要！
営業という職種についていると、頑張って売り込んでようやく注文を貰いますよね。
なるほど、確かに苦労が実ったということで嬉しいでしょう。しかし、そのまま発注処理をして後は勝手に出してくれると放置していたりしませんか？
あるいは、細かい注文が重なって憶えているつもりが忘れていたりしないでしょうか？
実は意外と忙しさにかまけたりなどして、その後の確認をせずに納期遅れなどが生じて問題になってしまう営業の人って多いんです。
在庫があるものでしたら問題ないかもしれませんが、手配製造品であればこの納期リスクは高くなるものです。
- 無茶な希望納期で入れている
- 部材がなく生産できない
など、さまざまな要因で思ったようにいかないことなんて常に可能性としてあるものです。
さて、発注手配だけかけて「あとはやってくれるだろう」と高を括っていたとしたらどうでしょうか？
納期ギリギリになって納期遅れが発覚。もしくは、納期過ぎてからやっと遅れに気付くなんてことになりかねませんよね。
客というのは、納期の確定回答がなければ希望納期で届くものだと解釈するものです。
つまり、そのつもりで待っていたのに直前で遅れるなんて言われてもすでに段取りを済ませてしまっているかもしれないし、POPや人員配置など用意していたりするかもしれません。
取り返しのつくことと、取り返しのつかないことがあるでしょうが確実に失うのは信頼です。
場合によってはその場でキャンセルをくらうかもしれませんよね。
営業というのは、商品を売り込んで注文をもらい、納品してお金を受け取るまでが仕事です。場合によってはアフターフォローというサービスも必要になるでしょう。
忙しいからとこれを怠ると、クレームに繋がってしまうのは当然の流れではないでしょうか。いくら心の中では工場のせいにしたとしても、担当である自身の責任はまぬがれません。
ですので、納期管理は営業にとっては必須な業務の一つとなります。
その為に受注残というものを出して管理をすることというのは重要なのです。
受注残とは？一目で納期管理
受注残というのは、注文をもらってお客さんに品物を届けていない状態にあるものをいいます。
バックログとも呼ばれるようですが、『受注残』と呼んだ方が日本人にはしっくりとくるでしょう。
さて、その受注残ですがどうやって見ればいいのでしょうか。
中規模の会社以上であれば市販の会計ソフトを導入しているか、自社オリジナルの管理・会計システムを使用しているかのどちらかがほとんどではないかと思います。
端末を通して日々そこに注文の状況を入力して受注と売上の状況を見られるようになっているのではないでしょうか。
つまり、それがデータベースとなっているわけです。
まともなシステムであれば、そういったまだ未納品分に関してを視覚的にあらわせられる機能があるかと思いますので探してみるといいでしょう。
もしないのであれば、さすがにこれがなければお手上げでしょうが、エクセルやCSVといった表計算ソフトで使えるものに落とすような機能がきっとあるかと思います。
それを下記のように加工すればわかりやすいですよね。
すでに納期を過ぎている物に関しては黄色のマークをつけたりなどをして見やすいように工夫をすることで、注意をしたり現状確認がしやすくなるかと思います。
納期確認のボーダーラインを決めるなど、ルールを決めておくといいかもしれません。
毎日とは言わずとも、週一・週二くらいで確認をすることで手遅れとなるリスクは軽減されるのではないかと思います。
小規模企業なら？受注残作るほど必要なの？
うちにはそんなシステムを導入している余裕はない！個人事業主だから会計ソフトなんて導入していないよ、という人もいるでしょう。
しかし、小規模な会社や個人事業主こそ会計ソフトや納期管理用のものは入れて出すようにしておいた方がいいのです。
だって、ある一定の信頼のある中規模・大規模企業より納期管理における信用は小規模の事業こそ損なってはいけないものでしょう。
せっかくの客がただ一度の納期遅れで離れたら経費云々の話より、事業が立ち行かなくなってしまう可能性もあるからです。
会計ソフトにはこだわりませんが、もしもの時のメモ代わりに受注残のような何かパッと見てわかるものを考えて用意しておいた方がいいでしょう。注文が増え始めた頃にはないと厄介です。
他、特にまだ事業を始めたばかりであれば、受注残の話だけではなく確定申告は必ず自分でやらなければなりません。
この確定申告、実は個人でやろうとするとかなり面倒なものです。
「いまは儲かってないから」
と甘く見て導入しない人もいますが、事業っていつ軌道にのるかわからないものです。
予想外に軌道にのってしまった場合、うれしい悲鳴ではありますが確定申告がとても大変になってしまいます。
会計ソフトは事前に導入しておくことで、それを楽にしてフォローしてくれるものだと思ってください。
こちらの『弥生』という会計ソフトも普段の受注状況管理を把握できるいわば受注残の機能がついていて、確定申告もサポートしてくれるものとなっています。
一年も無料体験期間があるので、まだ会計ソフトを導入しておらず興味があるのでしたら試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
まとめということで、受注残についてまとめてみました。
意外と受注残の便利さに気付かずに曖昧に納期を管理している営業が結構多く存在しています。
注文を請けるのが全てではなく、客先に納入してお金を回収するまでが営業の基本的な仕事の流れです。
受注残管理をして客先に迷惑をかけるリスクは極力減らしましょう。
本記事が参考になれば幸いです。
